Để góp phần bảo đảm an toàn pháp lý cho các bên tham gia giao dịch dân sự, kinh tế và phòng ngừa tranh chấp, bảo đảm quyền, lợi ích hợp pháp của các tổ chức, cá nhân, đồng thời chấn chỉnh, khắc phục những tồn tại, hạn chế của hoạt động công chứng trên địa bàn tỉnh Nam Định, ngày 20/4/2023, UBND tỉnh đã ban hành Công văn 230/UBND-VP8 về việc tăng cường công tác quản lý nhà nước đối với hoạt động công chứng trên địa bàn tỉnh Nam Định.

Theo đó, Ủy ban nhân dân tỉnh Nam Định yêu cầu các Sở, ban, ngành, UBND các huyện, thành phố Nam Định và Hội Công chứng viên tỉnh Nam Định quán triệt, thực hiện nghiêm các nội dung sau:

1. Sở Tư pháp:

Tăng cường công tác kiểm tra, thanh tra, xử lý nghiêm các sai phạm trong hoạt động công chứng; phối hợp chặt chẽ với các Sở, ngành, UBND các huyện, thành phố Nam Định trong công tác quản lý nhà nước đối với các hoạt động công chứng trên địa bàn tỉnh.

Tham mưu UBND tỉnh ban hành Đề án tăng cường quản lý nhà nước trong hoạt động công chứng trên địa bàn tỉnh Nam Định theo yêu cầu của Nghị quyết số 172/NQ-CP ngày 19/11/2020 của Chính phủ về chính sách phát triển nghề công chứng. Trong đó, cần xác định định hướng phát triển tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên tại địa phương và các giải pháp quản lý nhà nước hiệu quả, đáp ứng yêu cầu công chứng của người dân, doanh nghiệp, kể cả những nơi có điều kiện kinh tế - xã hội khó khăn.

Rà soát, tham mưu UBND tỉnh xem xét sửa đổi, bổ sung hoặc ban hành mới (nếu có) tiêu chí xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng Công chứng theo quy định tại Điều 70 Luật Công chứng và phù hợp với chính sách phát triển nghề công chứng đã xác định trong Nghị quyết số 172/NQ-CP ngày 19/11/2020 của Chính phủ; bám sát các điều kiện thành lập, đăng ký hoạt động đối với Văn phòng Công chứng quy định tại các Điều 22, Điều 23 của Luật Công chứng, Điều 17 Nghị định số 29/2015/NĐ-CP ngày 15/3/2015 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Công chứng và phù hợp với Đề án tăng cường quản lý nhà nước đối với tổ chức và hoạt động công chứng trên địa bàn tỉnh Nam Định. Trong đó, lưu ý về tính minh bạch, khách quan; tính khả thi, ổn định; chất lượng nhân sự dự kiến; điều kiện cơ sở vật chất và ứng dụng công nghệ thông tin. Đảm bảo công tác xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng Công chứng đúng quy định, khách quan, không để xảy ra sai phạm.

Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động công chứng; quán triệt, chỉ đạo việc thực hiện quản lý, khai thác và sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng theo Quyết định số 15/2022/QĐ-UBND ngày 23/6/2022 của UBND tỉnh Nam Định. Tiếp tục hoàn thiện, nâng cấp cơ sở dữ liệu công chứng của tỉnh và từng bước thực hiện việc liên thông cơ sở dữ liệu công chứng với cơ sở dữ liệu vè dân cư và các cơ sở dữ liệu khác có liên quan.

2. Các Sở, ngành và UBND các huyện, thành phố Nam Định:

Phối hợp cung cấp kịp thời các thông tin theo quy định tại Điều 5 Quyết định số 15/2022/QĐ-UBND ngày 23/6/2022 của UBND tỉnh cho Sở Tư pháp để cập nhật trên Cơ sở dữ liệu công chứng.

Kịp thời thông tin, phản ánh về hoạt động của các tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên trên địa bàn tỉnh Nam Định cho Sở Tư pháp khi các cá nhân, tổ chức này thực hiện hành vi vi phạm quy định của pháp luật để kịp thời xử lý.

Chỉ đạo các phòng chuyên môn, UBND cấp xã phối hợp, cung cấp cung cấp các thông tin theo quy định của pháp luật và tạo điều kiện để công chứng viên thực hiện các hoạt động xác minh hồ sơ phục vụ hoạt động công chứng hợp đồng, giao dịch.

Phối hợp với Sở Tư pháp tổ chức phổ biến pháp luật về công chứng; giá trị pháp lý của văn bản công chứng, chứng thực; về chủ trương xã hội hóa hoạt động công chứng cho cán bộ, công chức, viên chức và nhân dân trên địa bàn tỉnh Nam Định.

3. Hội Công chứng viên tỉnh Nam Định:

Thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ theo quy định của pháp luật về Hội, pháp luật về công chứng và Điều lệ Hiệp hội công chứng Việt Nam. Thường xuyên tổ chức các lớp bồi dưỡng, nâng cao nghiệp vụ, kỹ năng hành nghề, quy tắc ứng xử, đạo dức hành nghề cho công chứng viên; kịp thời trao đổi, cung cấp thông tin về tổ chức và hoạt động công chứng trên địa bàn tỉnh, tháo gỡ những khó khăn, vướng mắc trong hoạt động công chứng ở địa phương; thực hiện thủ tục cho gia nhập, chấm dứt tư cách hội viên, chuyển Hội công chứng viên, khen thưởng, xử lý kỷ luật, giải quyết khiếu nại, tố cáo theo đúng quy định.

Phát huy vai trò tự quản của Hội Công chứng trong việc đại diện và bảo vệ quyền, lợi ích của các công chứng viên; tăng cường giám sát hoạt động hành nghề công chứng; kịp thời phát hiện các tiêu cực trong hoạt động công chứng, kiên quyết đấu tranh với các hành vi vi phạm, ứng xử không đúng quy tắc hành nghề công chứng; xử lý nghiêm các hội viên vi phạm pháp luật, vi phạm đạo đức hành nghề công chứng hoặc kiến nghị các cơ quan có thẩm quyền xử lý các cá nhân, tổ chức có hành vi vi phạm pháp luật về công chứng theo quy định của pháp luật và Điều lệ Hiệp hội công chứng Việt Nam.

Phối hợp chặt chẽ với Sở Tư pháp, các cơ quan, đơn vị liên quan để chấn chỉnh tình trạng cạnh tranh không lành mạnh, trích tiền hoa hồng trái quy định cho người yêu cầu công chứng./.

Nguyễn Quỳnh Trang - Phòng HCTP-BTTP